¶ Pengaturan Surat
Fungsi Pengaturan Surat berguna untuk mengatur template surat yang akan digunakan, pada pengaturan surat sudah tersedia surat bawaan sistem (tidak dapat diubah) yang dapat digunakan oleh Desa, Pengguna juga dapat membuat surat desa sesuai kebutuhan Desa dengan membuat surat menggunakan tambah sudah atau salin surat bawaan sistem kemudian di modifikasi sesuai kebutuhan Desa.
Surat bawaan sistem tidak dapat di ubah, bagi pengguna yang ingin memodifikasi surat bawaan sistem dapat menggunakan fitur salin surat sistem.
Menu Pengaturan Surat akses dengan cara sebagai berikut :
- Klik Modul Layanan Surat
- Klik Menu Pengaturan Surat
¶ Tambah Daftar Surat
Pengguna dapat membuat Template Surat sesuai dengan kebutuhan Desa, Berikut cara Tambah Template Surat :
- Klik
Tambah
- Terdapat Tiga Bagian Wajib di Isi untuk Menambah Template Surat yaitu
Tab Umum, Tab Template, Tab Form Isian
- Tab Umum, Tab Template, dan Tab Form Isian Wajib di Isi, jika tidak template surat dapat di simpan,
contoh Klik Simpan Tampa mengisi Nama Surat, Template Surat, Sumber Data Pelaku:
- Tab
Pengaturan Umum
- Pengaturan Tab Umum pengaturan untuk Template Surat
- Selesai Pengaturan Umum untuk template surat, selanjut membuat format template surat, sebelum ke Template Surat Pilih Sumber Data Pelaku di Form Isian karena ini wajib di isi jika tidak dapat simpan sementara surat.
- Tab
Form Isian
Sumber Data Pelaku Wajib di Isi pada Form Isian / Form Utama
- Selanjut Buat Template Surat di bagian Tab Template
- Tab
Template Surat
Setelah menyelesaikan Pengaturan Umum selanjut membuat format template surat / isi surat, halaman Template Surat masih kosong / blank putih selanjut lakukan langkah berikut :
- Ketik Isi Surat
- Gunakan Toolbar untuk menformat Isi Surat
- Gunakan Kode Isian pada Toolbar untuk mengisi Data Surat
- Tersedia Salin Template pada bagian Toolbar Surat
- Pengguna dapa menggunakan Tabel untuk merapikan Isi Surat
- Pengguna disaran setiap Membuat 1 Baris Kaliman atau Paragraf Lansung Pratinjau Surat untuk Melihat Hasil dan Memastikan Tidak ada Error pada Paragraf tersebut.
- Pengguna tidak perlu lagi membuat Kop Surat pada template Surat, karena Pengaturan Kop surat dan Template Surat berbeda.
- Judul Surat dan Nomor Surat gunakan Kode Isian
- Klik Simpan Sementara Surat
- Tinjau PDF Melihat Hasil Judul Surat dan Nomor Surat
- Tinjau PDF juga menampilkan Lampiran Surat yang dipilih di Pengaturan Umum
- Lanjutkan Pembuatan Isi Surat
- Gunakan Tabel untuk merapikan isi Surat
- Isi Kode Isian Data Keluarga
- Lanjutkan lengkapi Kode Isian seperti berikut
- Lanjutkan buat Tabel Data Individu
- Kode Isian Data Individu
- Lanjutkan Buat Tabel Data Orang Tua
- Kode Isian Orang Tua
- Lengkapi Kode Isian
- Tinjau PDF melihat Hasil dan Menguji apakah template Surat tidak error
- Lanjut Bagian Terakhir Pembuatan Format Nama Desa, Alamat Desa, Nama Kepala Desa, Tempa Tanda Tangan.
- Klik Simpan dan Keluar
¶ Pengaturan Umum
Pengaturan Umum akan diterapkan pada semua template surat bawaan sistem dan desa.
Tombol Pengaturan, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Klik Pengaturan
lihat pada gambar di atas terdapat beberapa menu tab pada bagian dari Pengaturan Global.
-
Header adalah bagian kop surat yang dapat disesuaikan.
-
Footer adalah bagian footer dimana akan dapat diubah sesuai pengaturan.
-
Alur Surat ini digunakan untuk menentukan alur sesuai.
-
Pengaturan TTE bagian ini dibuat untuk mengatur koneksi TTE ke server Esign milik BSrE.
-
Form Penduduk Luar bagian ini untuk menentukan data khusus penduduk luar.
-
Kode Isian Alias bagian ini digunakan untuk membuat satu kode isian dengan beberapa kode isian lainnya.
-
Lainnya adalah bagian yang digabungkan dari beberapa pengaturan.
¶ Hearder
- Klik Header
Format Header / Kop Surat bawaan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan Pengguna
¶ Kode Isian pada Header / Kop Surat
Pengguna tidak perlu menganti Kode Isian dengan gambar logo, nama Kambupaten, nama kecamatan, nama desa, alamat desa karena akan otomatis terisi sesuai dengan data yang ada di Menu Info Desa
- Tinjau PDF melihat hasil Header / Kop Surat
¶ Tombol Mengembalikan Standar Spesifikasi
Mengembalikan Standar Spesifikasi, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Tinggi Header Surat
Mengatur Tinggi Header Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Mengatur Template Header Surat / Kop Surat
Mengatur Template Header Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Tombol Simpan
Simpan Pengaturan Template Header / Kop Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Footer
Pengaturan Footer Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Tinggi Footer Surat
Pengaturan Tinggi Footer Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Template Footer Surat
Pengaturan Template Footer Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Kode Isian Footer
Pengguna tidak perlu menganti Kode Isian Kode Desa dan Kode Surat karena diambil Info Desa dan Pengaturan Surat dan Menu Info Desa.
¶ Alur Surat
Alur Surat Hanya Untuk TTE
Jika sudah menggunakan alur surat yg disetting misalkan Sekretaris dan Kepala Desa harus verifikasi, jika diubah pertengahan jalan. Maka semua surat yg belum diverifikasi akan jadi arsip
¶ Pengaturan TTE
Pengaturan TTE bagian ini dibuat untuk mengatur koneksi TTE ke server Esign milik BSrE.
- Klik Pengaturan TTE
¶ Aktifkan TTE
Aktifkan TTE, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Aktifkan Modul TTE Klik Ya
- Isi URL API Server TTE
- Visual TTE Pilih Ya atau Tidak
- Klik Simpan Pengaturan TTE
¶ Form Penduduk Luar
Form Penduduk Luar digunakan untuk inputan torm utama jika Pengguna memilih sumber data pelaku dari Penduduk Luar pada Template Surat.
¶ Form Penduduk Luar sebagai Data Pelaku
¶ Kode Isian Alias
Kode Isian Alias dapat digunakan untuk menggabungkan beberapa kode isian yg ada, misalnya :
[tempat_lahir], [tgl_lahir] menjadi [tempat_tgl_lahir]
¶ Kode Isian Inisial Jenis Kelamin
Penambahan kode isian inisial jenis kelamin penduduk pada surat. untuk menggunakan kode inisial jenis Kelamin di surat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Lainnya
Pengaturan Lainnya sebagai berikut :
-
Jenis Font Bawaandigunakan untuk mengatur font standar yang akan digunakan saat membuat surat. -
Upload Font Customdigunakan untuk menambahkan font yang tidak ada dalam pilihan font bawaan. -
Format Penomoran Suratdigunakan untuk menentukan cara penomoran surat yang digunakan pada penomoran surat. -
Penomoran Suratdigunakan untuk pengelompokan dan penentuan jenis penomoran surat. -
Panjang Nomor Suratdigunakan untuk menentukan panjang nomor surat, misalnya 1, 01, 001, dst -
Kode Isian Data Kosongdigunakan untuk mengisi data secara default jika datanya kosong. -
Format Tanggal Suratdigunakan untuk mengatur pemformatan dari tanggal. Misalknya 28-12-1993, 28 Desember 1993, dsb -
Margindigunakan untuk mengatur ukuran batas kiri, atas, kanan dan bawah. Untuk margin disini untuk digunakan secara global. -
Data Pelaku Digunakan Berulangdigunakan untuk menentukan apakah pada surat dapat menggunakan sumber data yang sama atau tidak. Untuk bagian ini digunakna secara global.
¶ Penggunaan Font Aksara Bali
OpenSID sudah menyediakan file upload font untuk mensuport pembuatan menggunakan font Aksara Nusantara seperti Aksara Bali dan Aksara Jawa.
Font yang digunakan dapat didownload di :
Penggunaan Font Aksara Bali, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Klik Modul Layanan Surat
- Klik Pengaturan Surat
- Klik Pengaturan Global
- Klik lainnya
- Download dan Exstrak File Font Aksara Bali_Simbar
- Upload Font Aksara Bali_Simbar
- Pilih File Bali_Simbar
- Klik Simpan
- Cara menggunakan Font Bali_Simbar pada Surat
¶ Filter Daftar Surat
¶ Filter Surat Sistem dan Surat Desa
¶ Filter Surat Aktif dan Surat Tidak Aktif
¶ Daftar Surat
¶ Tombol Lihat Surat
Fitur Lihat Surat digunakan untuk melihat pengaturan surat bawaan sistem, tidak dapat melakukan perubahan pada template surat bawaan siste.
¶ Tombol Ubah Surat
Surat Bawaaan Sistem tidak dapat diubah.
- Klik Ubah Surat
- Ubah Pengaturan Umum Surat Biodata Penduduk
- Ubah Pengaturan Template Surat Biodata Penduduk
- Ubah Pengaturan Form Isian Surat Biodata Penduduk
- Simpan Sementara Surat
- Klik Tinjauh PDF Hasil Ubah Template Surat
- Simpan dan Keluar
¶ Tombol Salin Surat
Fitur Salin Surat digunakan untuk menyalin template surat bawaan sistem menjadi dan memodifikasi sesuai kebutuhan Desa.
Setelah menyalin Surat Sistem Pengguna di dapat Non Aktifkan Surat sistem.
- Klik Tombol Salin Template Surat Sistem
- Pengaturan Template Surat
- Tab Umum
- Tab Template
- Tab Form Isian
Pada Tab Form Isian terdapat Kolom Sumber Data Pelaku yang wajib di isi, Pilih Data Penduduk dari Database Penduduk dan Dari Penduduk Luar Desa.
- Template Surat Hasil Salin Berhasil di tambahkan
Pengguna dapat Non-Aktifkan Surat Sistem yang sudah disalin agar tidak dobel di Menu Cetak Surat
- Halaman Pengaturan Surat
- Halaman Cetak Surat
- Non-Aktifkan Surat Sistem
¶ Tombol Aktifkan / Non-Aktifkan Surat
Tombol Aktifkan / Non-Aktifkan Surat, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Tombol Tambahkan Daftar Surat Favorit
Tombol Tambahkan Daftar Surat Favorit, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
¶ Hapus Surat Desa
Surat Bawaaan Sistem tidak dapat dihapus
¶ Nama Surat
¶ Kode / Klasifikasi
Kode / Klasifikasi surat disesuai dengan mengikuti peraturan pada peraturan menteri dalam negeri Nomor 83 tahun 2022 Tentang Kode klasifikasi arsip di lingkungan kementerian dalam negeri Dan pemerintah daerah.
Maka secara bawaan sistem kita membaut kode standar yang langsung dapat digunakan, namun kami membuat kode isian bersifat dinamis jika ada perubahan atau penyesuaian ulang.
- Sumber Data Klasifikasi Surat
¶ Lampiran
Sumber Hukum Lampiran Surat Resmi
¶ Lampiran F-2.01 menjadi F-2.01-Kelahiran dan F-2.01-Kematian
¶ Kode Isian Penduduk dan Keluarga untuk Form Tambahan
Kode Isian Penduduk dan Keluarga untuk selain Form Utama yaitu Form Tambahan, sudah selengkap Kode Isian Form Utama.
- Form Utama / Form Wajib
- Form Tambahan
Contoh Form Tambahan pada Surat Nikah, Pengguna dapat menambahakan sendiri Form Tambahan sesuai kebutuhan Surat Desa.
- Kode Isian Form Utama
- Kode Isian Form Tambahan
¶ Cara Custom Kode Isian
Jika pada Kode isian yang disediakan oleh sistem tidak ditemukan kode isian yang dibutuhkan, Pengguna dapat membuat kode isian sendiri untuk kebutuhan pembuatan surat.
Kita akan membuat kode isian sendiri sebagai contoh yaitu membuat kode isian keperluan.
¶ Tipe Inputan Text
- Pada
Surat Biodata PendudukKita akan menambahkan Kode Isian Tipe Inputan Text dengan contohKeperluan
- Klik Pengaturan Surat
- Klik Ubah Surat
- Klik Form Isian
- Penjelasan Tombol dan Kolom untuk membuat kode Isian
- Tambahkan Kode Isian Keperluan
- Klik Simpan Sementara
- Tambahkan Kode Isian pada Template Surat
- Ketikan Teks Keperluan di Template Surat
- Klik Kode Isian Keperluan
- Kode Isian berhasil ditambahkan di Template Surat
- Buat Surat Biodata Penduduk
- Isi Form Isian Keperluan
- Klik Lanjut
- Hasil Tinjau dan Cetak Surat
- Kode Isian Custom hanya dapat digunakan pada template yang ditambahkan kode isian custom, contoh di template lain kode isian custom tidak muncul
¶ Tipe Inputan Angka
Tipe Inputan Kustom Kode Isian tidak hanya Inputan Text terdapat banyak pilihan yang dapat digunakan oleh Pengguna sebagai contoh lain yaitu berupa Inputan Angka:
- Klik Pengaturan Surat
- Klik Ubah Surat
- Klik Form Isian
¶ Tipe Inputan Pilihan (Referensi)
Tipe Inputan Kustom Kode Isian tidak hanya Inputan Text terdapat banyak pilihan yang dapat digunakan oleh Pengguna sebagai contoh lain yaitu berupa Inputan Pilihan (Referensi):
- Klik Pengaturan Surat
- Klik Ubah Surat
- Klik Form Isian
¶ Tambah Halaman Baru
Tambah Halaman Baru, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Klik Tambah Halaman Baru
- Halaman baru berhasil ditambahkan
- Klik Tinjau PDF
- Hasil Tinjau PDF
¶ Form Penduduk Luar Lengkap
Form Penduduk Luar sesuai isian standar kartu keluarga, sebagai berikut :
- Klik Cetak Surat Keterangan Nikah
- Klik Penduduk Luar Desa (Lengkap)
- Isi Form Penduduk Luar Lengkap
¶ Menggunakan Gambar Kop Surat
Menggunakan Gambar Kop Surat, sebagai berikut :
- Klik Pengaturan
- Klik Header
- Kop Surat Bawaan Sistem
- Hapus Kop Surat Bawaan Sistem
- Klik File Manager
- Klik Upload
- Klik Add File
- Pilih Gambar Kop Surat
- Klik Start Upload
- Klik Return
- Klik Gambar Kop Surat
- Atur Posisi Gambar Kop Surat dan Margin Kop Surat
- Klik Simpan
Setelah berhasil di simpan, selanjut Tinjau PDF
¶ Tinjau PDF
- Klik Pengaturan Surat
- Klik Lihat Template Surat
- Klik Tinjau PDF
- Hasil Tinjau PDF menggunakan Gambar Kop Surat
¶ Tanda Tangan Pj Kepala Desa
Penjabat (Pj) Kepala Desa adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diangkat oleh Bupati untuk melaksanakan tugas, wewenang, kewajiban, dan hak kepala desa dalam kurun waktu tertentu. Pj Kepala Desa bertugas: Menyelenggarakan Pemerintahan Desa, Melaksanakan Pembangunan Desa, Membina kemasyarakatan Desa, Memberdayakan masyarakat Desa.
Pj Kepala Desa juga memiliki wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan perangkat desa, namun terdapat syarat yang telah ditentukan dalam Permendangri No. 67 Tahun 2017.
- Pj. Kepala Desa sudah ditambahkan di Menu Modul Info Desa Menu Pemerintah Desa
- Klik Cetak Surat
- Klik Buat Surat
- Penanda Tangan Pj. Kepala Desa
- Tinjau PDF
- Klik Cetak
- Hasil Cetak Surat
¶ Kode Isian Nomor Akta Kematian
- Klik Ubah Template Surat Keterangan Kematian
- Klik Template Surat
- Isi Nomor Akta Kematian
- Tambah Kode Isian
¶ Lampiran
¶ Lampiran F-2.29
- Penambahan lampiran surat keterangan kematian format F-2.29.
- Klik Ubah Surat Keterangan Kematian
- Tambahkan Lampirakan F-2.29
- Klik Simpan
- Klik Tinjau PDF dan Hasil Tinjaun PDF Lampiran F-2.29
