Bagaimana Menjaga Kelangsungan Hidup Aplikasi OpenSID?
Untuk menjaga kelangsung hidup (sustainability) dan dinamika diperlukan petugas atau tim yang menangani website desa tersebut.
Untuk itu perlu ditunjuk petugas atau tim pengelola website desa, yang sehari-harinya bertangungjawab dalam pengelolaan dan menjaga website tetap dinamis (updated) sebagai media informasi, komunikasi, dan transaksi masyarakat dan pemerintah desa.
¶ Kategori Pengguna
Kategori pengguna SID adalah sebagai berikut:
| Kategori | Keterangan |
|---|---|
| Administrator | Adalah orang/tim yang bertanggung jawab penuh atas olah data dan informasi dalam SID dan website desa. Umumnya orang/tim ini ditunjuk oleh pemerintah desa disahkan dengan surat keputusan kepala desa. Biasanya dibatasi pada satu atau dua orang saja. Peran olah data: entry, edit, delete data dasar. Peran olah informasi: tulis, edit, artikel dan semua unsur website |
| Operator | Adalah orang/tim yang bertugas membantu administrator mengelola data dan informasi, tetapi dengan kewenangan yang lebih terbatas. Melaksanakan tugas administrasi kantor desa sehari-hari, seperti mencetak surat, mengubah data penduduk, menjawab komentar web, dsbnya. Peran olah data: entry, edit data dasar. Peran olah informasi: tulis, edit artikel dan semua unsur website |
| Redaksi | Adalah orang/tim yang bertugas memeriksa dan memperbaiki materi yang ditampilkan di website desa. Biasanya juga berperan menentukan isi website desa. Peran olah informasi: tulis, edit semua artikel dan unsur website |
| Kontributor | Orang yang menulis artikel untuk disetujui redaksi untuk ditampilkan di website desa. Peran olah informasi: tulis, edit artikel karangan sendiri |
Kategori pengguna menentukan fitur apa yang bisa akses atau tidak di aplikasi SID. Hak akses masing-masing kategori pengguna dijabarkan di http://bit.ly/2Vhqmyz.
Sebaiknya setiap orang yang mengakses modul Administrasi SID dibuatkan akun (pengguna SID)
tersendiri. Yaitu, hindari situasi di mana semua orang menggunakan akun yang sama,
misalnya 'admin'. Dengan adanya akun masing-masing, akan lebih mudah melacak siapa
yang melakukan suatu tindakan SID, seperti mencetak surat, mengubah status keluarga,
menulis artikel, dsbnya.
Apakah perlu kategori lain untuk pengguna yang khusus menangani analisis data. Mungkin kategori analis? Ada tanggapan?
¶ Tugas Fungsi Pengelola Aplikasi OpenSID
Kepala Desa bertugas sebagai penangung jawab dari semua isi aplikasi SID
1. Admin 1 (Sekretaris Desa)
bertugas memantau dan monitoring pekerjaan masing – masing user, serta memberikan pengarahan terkait tata cara pengoperasian masing-masing menu OpenSID;
2. Admin 2 (Kaur Perencanaan)
bertugas untuk update berita, edit kontent, edit menu, sub menu, artikel, pemetaan wilayah desa, wilayah RW dan RT pada menu pemetaan desa dan update versi untuk OpenSID online dan offline, serta menyamakan konten antara keduanya. Tugas lain Admin 1 adalah membantu Admin 2 dalam memberi pengarahan dan penjelasan tata cara pengerjaan pada masing-masing user;
3. User 1 (Kasi Pemerintahan)
bertugas entry data kependudukan (lahir, mati, datang, pergi), cetak Laporan Perkembangan Penduduk Bulanan, Entry data Produk Hukum Desa (Perdes, Keputusan Kepala Desa), Entry data Pertanahan;
4. User 2 (Kasi Pelayanan)
bertugas Entry Data Pelayanan Umum khususnya surat-menyurat, cetak laporan surat masuk, surat keluar, serta membantu User 3 dalam pendataan penduduk miskin;
5. User 3 (Kasi Kesejahteraan)
bertugas entry data penduduk miskin (BDT, PKH, non PKH), Analisis Kemiskinan, Penerima Bantuan RTLH, data penerima jamkesos, dan lain sebagainya;
6.User 4 (Kaur Umum dan Perencanaan)
bertugas entry data Inventaris Desa untuk per jenis barang, mesin dan bangunan, Mencetak Kartu Inventaris Ruangan, Mencetak Nomor Register Barang, serta membuat laporan inventaris desa;
7.User 5 (Kaur Keuangan)
bertugas import data keuangan dari Siskeudes ke Opensid, dan atau membuat laporan pendapatan, belanja, pembiayaan per semester;
8.User 6 (Kepala Dusun)
bertugas membantu input data dari Kasi Pemerintahan, Kasi Pelayanan, Kasi Kesejahteraan, Kaur Umum dan Perencanaan, dan Kaur Keuangan.
¶ Pengelolaan Pengguna
¶ Menambah pengguna
Untuk menambahkan pengguna, ikuti langkah-langkah berikut.
- Klik tombol Tambah Pengguna Baru
- Pilih kategori pengguna pada bagian Group.
- Tuliskan username dengan ketentuan: hanya boleh berisi karakter alpha, numerik, titik, dan garis bawah dan terdiri dari 4 hingga 30 karakter.
- Tuliskan Kata Sandi dengan ketentuan : Harus 8 sampai 20 karakter dan sekurangnya berisi satu angka dan satu huruf besar dan satu huruf kecil dan satu karakter khusus.
- Tuliskan Nama Anda, minimal 3 karakter.
- Tuliskan nomor HP Anda, minimal 8 karakter.
- Unggah foto dengan meng-klik tombol Browse kemudian pilih file foto dari komputer Anda.
- Klik Simpan untuk menyimpan data pengguna.
¶ Mengubah data pengguna
Untuk melakukan perubahan data pengguna, ikuti langkah-langkah berikut :
- Klik tombol Ubah.
- Silakan lakukan perubahan-perubahan yang diperlukan (lihat keterangan pada penambahan data pengguna). Selanjutnya klik Simpan untuk menyimpan hasil perubahan.
¶ Menghapus pengguna
Untuk menghapus data pengguna, ikuti langkah-langkah berikut :
- Pilih data pengguna yang ingin Anda hapus.
- Klik Hapus Data Terpilih.
- Selanjutnya akan muncul pop-up konfirmasi. Klik Hapus.
¶ Meng-aktif/non-aktifkan pengguna
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan data pengguna, caranya klik tanda gembok. Jika gembok terbuka, artinya pengguna tersebut aktif. Sebaliknya, jika gembok dalam posisi terkunci, artinya pengguna tersebut tidak aktif.
¶ Mencari pengguna
Jika data pengguna berjumlah banyak, tentunya diperlukan cara pencarian yang cepat. Adapun cara mencari pengguna adalah sebagai berikut :
- Ketikkan username atau nama pengguna pada kotak cari.
- Klik gambar kaca pembesar untuk mulai proses pencarian.
¶ Menyaring pengguna
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, bahwa terdapat beberapa kategori pengguna. Bagaimana jika kita ingin menyaring satu kategori tertentu? Berikut ini caranya :
- Klik pada kotak yang bertuliskan Semua.
- Selanjutnya pilih kategori tertentu. Maka, secara otomatis akan tersaring data pengguna sesuai dengan kategori yang Anda pilih.
¶ Kode Sandi
Kode Sandi dimaksudkan untuk pengamanan akses sistem melalui Login Admin/Login SID baik online maupun online, hanya petugas/operator desa saja yang dapat mengaksesnya. Pengelolaan kode sandi ini hanya dapat dilakukan oleh Administrator.
¶ Format kode sandi
Pembuatan kode sandi minimal 8 digit maksimal 20 digit dengan format (huruf besar dan kecil + karakter + angka) tanpa spasi. Contoh: @dMin5id
Disamping kode sandi diatas pengguna juga wajib mengisi kolom mail, hal ini juga dilakukan oleh Administrator desa. Pengisian kolom email ini tidak boleh sama dengan pengguna lainnya dan harus berbeda. Sebagai contohnya Administrator dalam pengisian kolom email menggunakan email desa desaku@gmail.com maka email desa tersebut tidak boleh diisikan ke kolom email untuk pengguna lainnya. Selanjutnya untuk pengguna lainnya harus menggunakan email pribadi atau email lain yang berkaitan dengan dirinya.
¶ Pengelolaan Group Pengguna
Fitur group pengguna bertujuan untuk membatasi akses dan modul yang ditampilkan bagi petugas yngg diberikan tugas khusus, misalnya petugas data entri SDGs. Petugas seperti itu cukup melihat menu tertentu saja sesuai tugas mereka. Selain mencegah akses ke menu lain, juga akan mengurangi kebingungan petugas kalau dihadapi dengan begitu banyak menu yangg tidak relevan bagi mereka.
¶ Menambah Group Pengguna
Untuk menambahkan group pengguna, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Klik tombol Tambah Grup Baru.
-
Silahkan lakukan perubahan-perubahan yang diperlukan (lihat keterangan pada penambahan data group pengguna). Selanjutnya klik Simpan untuk menyimpan hasil perubahan.
-
Klik Simpan untuk menyimpan data group pengguna.
¶ Mengubah Data Group Pengguna
Untuk melakukan perubahan data pengguna, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Klik tombol Ubah.
-
Silakan lakukan perubahan-perubahan yang diperlukan (lihat keterangan pada penambahan data group pengguna). Selanjutnya klik Simpan untuk menyimpan hasil perubahan.
-
Klik Simpan untuk menyimpan data group pengguna.
¶ Menghapus Group Pengguna
Untuk menghapus data group pengguna, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Pilih data pengguna yang ingin Anda hapus.
-
Selanjutnya akan muncul pop-up konfirmasi. Klik Hapus.