¶ Pengaturan Surat Dinas
Fungsi Pengaturan Surat Dinas berguna untuk mengatur template surat yang akan digunakan, pada pengaturan surat sudah tersedia surat bawaan sistem (tidak dapat diubah) yang dapat digunakan oleh Desa, Pengguna juga dapat membuat surat desa sesuai kebutuhan Desa dengan membuat surat menggunakan tambah sudah atau salin surat bawaan sistem kemudian di modifikasi sesuai kebutuhan Desa.
Surat bawaan sistem tidak dapat di ubah, bagi pengguna yang ingin memodifikasi surat bawaan sistem dapat menggunakan fitur salin surat sistem.
Menu Pengaturan Surat Dinas akses dengan cara sebagai berikut :
-
Klik Modul Surat Dinas
-
Klik Menu Pengaturan Surat
¶ Filter Surat
¶ Filter Jenis Surat
Jenis Surat ada dua yaitu Surat Sistem dan Surat Desa
- Klik Filter Jenis Surat
¶ Filter Status Surat
Template Surat status Non Aktif tidak akan muncul di Menu Cetak Surat
- Klik Filter Status Surat
¶ Pengaturan Umum
- Klik Tombol Pengaturan
¶ Header
- Klik Header
¶ Tombol Mengembalikan Standar Spesifikasi
- Jika Pengguna melakukan ubahan pada Kop Surat dan ingin mengembalikan Kop Surat ke bawaan sisitem, berikut :
- Klik Tombol Mengembalikan Standar Spesifikasi
¶ Tinggi Header Surat
Tinggi Header / Kop Surat dapat dengan sesuaikan kebutuhan penggunn
¶ Toolbar
Gunakan Toolbar untuk memformat Kop Surat
¶ Tombol Upload Gambar Kop Surat
- Klik Tombol Upload Gambar
- Klik Uplaod
- Klik Add File
- Pilih Gamar Kop Surat
- Klik Start Upload
- Berhasil Upload
- Klik Return
- Klik Kop Surat
- Klik Simpan
- Berhasil menggunakan Kop Surat bergambar
¶ Salin Template Kop Surat
¶ Kode Isian Kop Surat
¶ Footer
- Klik Footer
¶ Mengembalikan Standar Spesifikasi
Pengguna dapat mengembalikan Footer kebawaan sistem, jika sebelumya sudah melakukan perubahan.
- Klik Tombol Mengembalikan Standar Spesifikasi
¶ Tinggi Footer Surat
Pengguna dapat menyesuaikan Tinggi Footer Surat sesuai kebutuhan Pengguna.
¶ Toolbar
Toolbar digunakan untuk mengatur format isi footer
¶ Upload Gambar Footer
- Klik Uplaod
- Klik Upload untuk mencari Gambar Footer
- Klik Add File
- Pilih Gambar Kop Surat
- Klik Start Upload
- Upload Berhasil
- Klik Return
- Klik Footer Surat
- Klik Simpan
- Gambar Footer berhasil di upload
¶ Salin Template Footer
- Klik Salin Template Footer
### Kode Isian Footer
- Klik Kode Isian Footer
¶ Alur Surat
Mengaktifkan TTE surat dinas mengikuti pengaturan TTE di layanan surat.
Alur Surat Hanya Untuk TTE
Jika sudah menggunakan alur surat yg disetting misalkan Sekretaris dan Kepala Desa harus verifikasi, jika diubah pertengahan jalan. Maka semua surat yg belum diverifikasi akan jadi arsip
- Klik Alur Surat
- Pilih Verifikator
- Klik Simpan
¶ Kode Isian Alias
Kode Isian Alias dapat digunakan untuk menggabungkan beberapa kode isian yg ada, misalnya :
[tempat_lahir], [tgl_lahir] menjadi [ttl]
- Klik Kode Isian Alias
- Klik Form Kode Isian
- Isi Kode Isian Alias
- Klik Simpan
- Berhasil simpan
¶ Lainnya
- Klik Lainnya
Pengaturan Lainnya sebagai berikut :
-
Jenis Font Bawaandigunakan untuk mengatur font standar yang akan digunakan saat membuat surat. -
Upload Font Customdigunakan untuk menambahkan font yang tidak ada dalam pilihan font bawaan. -
Format Penomoran Suratdigunakan untuk menentukan cara penomoran surat yang digunakan pada penomoran surat. -
Penomoran Suratdigunakan untuk pengelompokan dan penentuan jenis penomoran surat. -
Panjang Nomor Suratdigunakan untuk menentukan panjang nomor surat, misalnya 1, 01, 001, dst -
Kode Isian Data Kosongdigunakan untuk mengisi data secara default jika datanya kosong. -
Format Tanggal Suratdigunakan untuk mengatur pemformatan dari tanggal. Misalknya 28-12-1993, 28 Desember 1993, dsb -
Margindigunakan untuk mengatur ukuran batas kiri, atas, kanan dan bawah. Untuk margin disini untuk digunakan secara global. -
Data Pelaku Digunakan Berulangdigunakan untuk menentukan apakah pada surat dapat menggunakan sumber data yang sama atau tidak. Untuk bagian ini digunakna secara global.
¶ Tombol Tambah
Pengguna dapat melakukan Tambah Template Surat Dinas sesuai kebutuhan Desa.
- Klik Tombol
Tambah
- Penjelasan Tab
Umum, TabTemplate, TabForm Isian
Pada halaman Tambah Surat / Pengaturan surat terdapat tiga tab yang akan di atur ketika membuat Surat Dinas.
Tab Umumdigunakan untuk pengaturan dibawah ini :
Kode/Klasifikasi SuratNama LayananMasa Berlaku DefaultOrientasi KertasUkuran KertasGunakan Margin Kertas GlobalGunakan Penomoran Surat GlobalLampiranTampilkan QR CodeTampilkan HeaderTampilkan FooterLogo Burung Garuda
Pengaturan Umum hanya akan di terapkan pada Template Surat Dinas ini saja tidak akan berpengaruh ke template surat lain.
Tab Templatedigunakan membuat isi surat
Pengaturan Header / Kop Surat dan Footer dibuat pada pengaturan terpisah, pada Tab Template ini digunakan untuk isi surat.
- Bold
Menebalkan teks penting dalam surat, seperti nama atau judul. - Italic
Membuat teks menjadi miring, sering digunakan untuk menyoroti istilah khusus atau penekanan ringan. - Underline
Menambahkan garis bawah pada teks, sering digunakan untuk menekankan kata atau kalimat. - Align
Left: Perataan teks ke kiri (umum untuk isi surat).
Center: Untuk menengahkan judul atau subjek surat.
Right: Digunakan untuk menempatkan informasi kontak atau alamat pengirim.
Justify: Meratakan teks di kiri dan kanan, memberikan tampilan surat yang lebih rapi. - Bullet List dan Numbered List
Membuat daftar poin atau daftar bernomor, sering digunakan untuk menyajikan informasi secara terstruktur. - Line Height
digunakan untuk Mengatur tinggi baris surat.
-Paragraph
digunakan untuk mengatur jarak paragraf surat - Font
digunakan untuk mengatur jenis font yang digunakan surat - Font Size
digunakan untuk mengatur ukuran font yang digunakan surat - Insert File
digunakan untuk file maneger penyimpanan gambar untuk digunakan surat - Table
Menyisipkan tabel untuk menyajikan data dalam format yang terstruktur.
Tabel juga dapat membantu pengguna dalam mengatur posisi atau bagian tata tulis surat menjadi lebih rapi. - Source code
digunakan untuk menulis kode html css atau melihat sourcode surat. - Template Surat
digunakan untuk menyalin template surat yang disedikan sistem. - Kode Isian
fitur ini berfungsi untuk menyantumkan data kode isian : Surat, Identitas Desa, form Surat, Aritmatika dan Penanda tanganan
Keterangan format Huruf Kapital, Besar, dan Kecil pada Kode Isian,
contoh :
- NAma_kabupaten = BOGOR
- Nama_kabupaten = Bogor
- nama_kabupaten = bogor
Tab Form Isian
Pada form isian surat dinas tidak ada subjeb penduduk wajib yang harus di isi seperti surat layanan
- Form Isian Surat Dinas
- Cara Kerja Form Isian
- Tambahkan Inputan Form Utama untuk surat Undangan
- Cetak Surat Form Utama akan muncul pada saat membuat surat
- Untuk menampilkan inputan tanggal, hari, tempat dan acara yang di isi oleh pengguna, tambahkan Kode Isian tersebut Ke surat.
Selanjutnya kita akan buat surat Udangan.
- Pengaturan
Tab Umum Surat Undangan
Pengaturan Tab Umum Surat Undangan sebagai berikut :
- Pengaturan
Tab Template Surat Undangan
Pengaturan Tab Template Surat Undangan sebagai berikut :
Pada Praktik Pembuatan Template Surat Udangan kita menggunakan tabel (Kolom dan Baris)untuk mengatur posisi / tata letak tulisan.
Saat Buat Surat sering sering melakukan Tinjau PDF agar melihat hasil dan dapat tau jika terjadi error dibagian mananya.
- Kolom (Column): Bagian yang menyusun data secara vertikal dari atas ke bawah.
- Baris (Row): Bagian yang menyusun data secara horizontal dari kiri ke kanan.
- selanjutnya tambah kolom dan baris
- Tijaun PDF untuk melihat hasilnya
- Tambah Tabel Baru untuk mengatur Tata Letak TTD Kepala Desa
- Klik Simpan Sementara
- Tab Form Isian Surat Undangan
Tambahkan Inputan / Kode Isian sesuai dengan pada Template Surat dibawah ini :
- Klik Tab Form Isian
- Tambah Kode Isian
- Lengkapi Kode Isian
- Tambah Kode Isian ke Surat Undangan
Tambahkan Kode Isian yang sudah dibuat ke Surat Undangan
Cetak Surat Undangan
-
Klik Buat Surat
-
-
Isi Form Surat Undangan
-
Klik Lanjut
-
Hasil Surat dalam bentuk konsep surat
- Klik Tinjau PDF
- Lihat Hasil Tinjau PDF dan Klik Cetak Surat Undangan
¶ Tombol Hapus
- Centang Surat
- Centang dapat lebih dari satu template
- Klik Tombol Hapus
- Berhasil Hapus
¶ Tombol Impor / Ekspor
¶ Tombol Impor
- Klik Tombol Impor
- Klik Browse
- Pilih Template Surat Dinas
- Klik Simpan
- Klik Ceklis
- Klik Impor Surat
- Surat Berhasil di Impor
¶ Tombol Ekspor
- Ceklis Template Surat yang akan di Ekspor
- Klik Ekspor
- Template Surat Berhasil di Ekspor
¶ Daftar Surat
¶ Tombol Lihat Surat
- Klik Tombol Lihat Surat
- Lihat Tab Umum
- Lihat Tab Template
- Klik Lihat Tab Form Isian
- Klik Tinjau PDF
- Hasil Tinjau PDF
¶ Tombol Salin Surat
- Klik Tombol Salin Surat Sistem
- Isi Nama Surat
- Klik Simpan Surat
- Surat Sistem berhasil di Salin
¶ Tombol Aktif / Non Aktif Surat
Surat Non Aktif tidak akan muncul di Menu Cetak Surat
- Klik Aktif Non Aktif Surat
¶ Tombol Surat Favorit
- Klik Surat Favorit
¶ Tombol Edit Surat
Surat bawaan sistem tidak dapat di edit, jika inging mengubah surat sistem silakan lakukan salin surat sistem.
- Klik Tombol Ubah pada Template surat Desa
- Ubah Tab Umum
- Ubah Tab Template
- Ubah Tab Form Isian
- Klik Simpan Surat
¶ Tombol Hapus
Surat sistem tidak dapat dihapus
- Klik Tombol Hapus
- Konfirmasi Hapus, Klik Hapus
